（一）采购人员的必备条件

　　企业管理者选拔采购人员，应有‘内举不避亲，外举不避仇’的观念，应以采购人员的人品和专业知识为选拔条件。四项基本条件如下：

　　1.成本意识与价值分析能力

　　采购支出将构成产品成本的主要部分，因此，采购人员必须具有成本意识，必须精打细算。其次，必须具有‘成本效益’观念，随时将投入与产出加以比较。此外，对报价单的内容应有分析技巧，不可以简单的‘总价’比较，必须在相同的基础上，逐项（包括：原料、人工、工具、税收、利润、交货时间和付款条件等）加以剖析评判。

　　2.预测能力

　　在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常调整变动。采购人员应能依据各种产销资料，判断供应是否足够。从物品原料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度。总之，采购人员必须扩充视闻，具备‘察言观色’的能力，对物品将来的供应趋势预谋对策。

　　3.表达能力

　　采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所要采购的各种条件，例如：规格、数量、价格、交货期限和付款方式等，避免语言含糊而滋生误解。特别是忙碌的采购工作，必须使采购人员具备‘长话短说，简洁明了’的表达能力，以免浪费时间。‘说之以理，动之以请’来取得优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

　　4.专业知识

　　采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途和成本等，将有助于与供应商的沟通，并避免‘敌暗我明’吃亏上当。有了专业知识，更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。

　　（二）道德品质

　　采购人员必须保持“平常心‘和不动心’，否则以牺牲公司利益，图利他人或自己，终将误人误己。我常以‘停工待料’为最大耻辱来告戒采购人员。当然，造成原料短缺的原因很多，如采购人员不能抱持‘舍我其谁’的态度，负责调度所需物料。那么，很可能会给公司造成严重损失。另外，采购人员虽然较占上风，但对供应商的态度不可趾高气扬、傲慢无理。与供应商的谈判或议价过程可能相当艰辛和复杂，采购人员更需要有耐心和等待的修养，才能做到克尽职守和事半功倍。

　　（三）采购部门的建立

　　为了使采购部门能有效的运转，就必须对内部工作的性质和类别进行划分：

　　1.采购主管

　　规划、组织并协调各种采购功能、采购人员，以及维护与其他部门和外界的关系，有时许直接负责重要项目的采购。出席有关会议、报告部门计划和业绩，以及纠纷和问题的处理等。

　　2.采购人员

　　负责有关项目的采购、询价、议价和评估供应商等工作。

　　3.采购工程师

　　负责采购物料品质的分析与控制，提供产品知识及信息给采购人员。

　　4.预测人员

　　这是属于经济分析、统计技术等背景的工作。负责各种价格、经济趋势和产业情况等的资料，将其提供给采购人员或管理人员

　　（四）采购流程

　　采购人员在进行每项采购操作前，须将订购量同现有的库存量进行比较，以便确定最终的采购量。最后，须注意采购工作的要素：

　　·对于任何的原材料采购必须签定采购合同；

　　·必须填写请购单和采购定单，并严格按审批程序操作；

　　·进厂后的原材料必须经过品控检查，合格后才能入库。否则，拒绝签收；

　　·对主要的原材料供应商，须执行品质保证的认可程序。并且，品控人员定期拜访；

　　·对采购过程及时追踪，以保证做到采购数量、品质和到货时间等都符合要求。

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