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从零售商的收货过程说起


中国营销传播网, 2003-07-11, 作者: 王蓁, 访问人数: 6293


  在零售企业的日常管理工作中,收货工作是一个至关重要的工作环节。通常情况下,我们将收货流程定义为供应商收到零售企业的商品订单为开始,门店收货入库为结束的标志,在这个整个的收货流程中涉及到的人物包括零售企业的采购买手,采购助理,传单员,配送中心收货人员,门店的收货人员,供应商的销售人员,供应商的送货人员等等,这些人物的情况与每一个业态的情况和企业内部经营管理的不同而不同。在整个收货流程中,零售企业往往会产生以下一些相关的单据,其中包括《补货通知单》,《商品订单》,《商品收货验收单》,《商品验收确认单(或者是入库单)》,《收货通知单》,《直送通知单》等单据。

  在整个收货流程中,我们通过每一个单据来连接收货流程中的每一个步骤。

  商品订单(Purchase order,简称P.O)的生成

  首先,我们先简单的了解一下《商品订单》的生成过程。

  通常情况下,零售企业的商业软件系统每天在日结以后根据库存,安全库存量来确认商品是否需要订货,当门店或者企业的商品现有库存低于安全库存量,则自动生成《商品订货通知单》。零售企业的采购买手或者采购助理根据《商品订货通知单》进行相应的修正表单数据,当然在理想的状态下,此时可以不用修改,直接审核后生成商品订单。但是在目前国内的连锁零售企业一般是很难做到完全使用自动订货系统来完成商品的订货流程的。

  同时,连锁零售企业还有一个辅助生成《商品订单》手工订货的过程,这种。由于门店临时性的团购或者自动订货不准确发生遗漏,此时就产生了《商品补货通知单》,该单据的产生发起于门店的柜组长,经过采购买手审核后录入生成《商品订单》。

  这两种方式是一个商品“推式订货”和“拉式订货”。随着连锁零售企业管理水平的不断发展,这两种订货方式我们更多的是推荐使用前者,后者只是辅助。

  商品订单的信息说明

  当零售企业的软件系统生成《商品订单》之后,零售企业会通过传真,英特网,电话通知或者供应商上门收取等方式将商品的订单传递给供应商。此时,供应商将会面对一张书面的《商品订货单》(下表)。《商品订货单》包含的信息比较多,大致包括供应商信息(供应商名称,电话,地址,联系人,传真号等),送货地信息(送货地是门店还是配送中心,还是中转仓库等等,送货地的电话,地址,联系人等),订货单商品信息(商品在系统中的编号,商品条形码,商品名称,订货单位,订货规格,订货数量,等等)。有些订单信息还会显示该供应商的结算信息(结算方式或者结算周期等),采购买手信息(采购的部门,买手姓名,买手联系电话等)。

  在上面的订单中,我们会看到一些订单信息,供应商应当注意以下信息:

  1.商品地订货有效周期,供应商必须有效期(有效期通常在10天左右最长不超过30天)内生成,不能早送或者晚送。早送或者晚送都会无法收货,因为在商业软件系统中还没有启动该订单或者已经取消该订单,所以供应商一定要在有效期内送货。

  2.要了解商品订单的类型,该类型包括一次性订单,即供应商只能使用一次订单,不论订单商品是否送够都不能继续使用,这种订单在我们的日常订货过程中比较常见,也是一种比较准确的订货方式。第二种订单叫做多次订单,即在有效期内,订单上的商品数量或者种类还没有送齐全,都可以继续使用该订单,但是改种订单容易订货不准确,可能会形成采购买手的工作依赖性(一次下达一个一个大的订单,可能会造成库存过大,订货不准确)。还有一种是永续订单,这种订单实际是一种特殊的多次订单,它的有效期更长,没有数量限制,主要用于生鲜商品的订货。最后我们经常会听到零售商说的紧急订单,这种紧急订单往往是门店产生团购或者某种商品突发性的畅销导致商品断货,这种紧急性订单对于零售商来说产生的方式不同,在订单类型上通常表现为一次性订单。

  3.有些零售商的订单上会有配送模式,该配送模式主要包括商品直送,商品配送,商品直通三种,具体的方式:(如下图)直送是供应商直接将商品送到门店,直通是配送中心帮助供应商将商品送到门店,配送是指供应商将商品送到配送中心,由配送中心进行分装,配送给门店。这几种模式的主要的不同体现在送货地和货物验收地不同上。通常情况下,直送门店或者直通主要是生鲜类商品或者商品保质期较短的商品,这样有助于保证商品的新鲜品质。配送类商品多为日常用品或者保质期相对较长的商品以及需要二次封装的商品。

  4.在商品订单还有一些联系信息,这些信息主要是为了在收货过程中有什么变更信息需要沟通时联系使用。

  5.在订货信息栏目中,商品编码是供应商商品在零售企业软件系统中的商品编号;订货规格是商品订货时候的规格,因为在零售商的系统中有时会存在订货规格,配送规格,销售规格,这三种规格往往是不一样的。所以该订单信息通常反映的订货规格。

  6.在订单中的进价栏目中一般是没有显示的,只有生鲜类商品是需要显示的,因为生鲜类商品每日的进价都有可能不同,所以为了便于系统核算和供应商送货,有时会显示商品的进价信息。

  7.对于赠品性质的商品一般有两种处理方式,一种是直接在商品订单中显示赠品数量。另外一种会出现商品进价显示为0.00,这就标明该商品为赠品,这种赠品通常是采购与供应商在采购谈判中协商好的,例如进某种包装的商品每10箱送1箱,订单正式收货商品为10箱,另外会有1箱是进价为0.00的赠品订单。但是由于该商品也是属于门店正常销售的商品所以要在订单中显示并记载入库存参与商品的正常销售。而某些商品是属于小礼品方式的赠品一般会在备注中标明数量,这些礼品不属于商品类型,也就不会计入商品的正常库存。

  8.每一种商品最后的备注栏有时会纪录一些商品的描述,例如XX空调一个主机配有一个室外机,甚至三角架等,这些都是收货时需要查验的项目。

  9.另外,有时商品订单信息的备注栏目会纪录商品的换货信息或者退货信息,有些零售商也会单独产生退货单或者换货单。如果同时存在退换货单据,零售商的收货部门一般会要求供应商优先处理换货和退货,这些工作结束以后才开始进行正常的收货流程所以应当注意。


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