除了会议设施设备外，会议接待的核心产品就是服务，接待一个大会议，涉及到酒店各个部门，所以内外部的协调很重要，比如皇冠假日酒店对此专门了设立了会务总监，手下有多名会议协调员，全职为会议服务，他们的工作从会议报价到会议过程中的协调服务，让会议组织者感到一站式办事特别方便。　

　　会场服务人员的专业素质非常重要，会场服务人员要能根据会议名称，参会人员表情判断出会议服务的服务参与程度和时机把握。上海APC国际会议期间曾经有这样一个故事，上海国际会议中心滨江大酒店在接待元首的一次任务中，会议要求会场内无服务人员而且不提供茶水、毛巾服务，面对严密的安全措施，外场人员无法和场内人员进行沟通，餐饮部经理从礼宾司焦虑的眼神中立即领悟到需求，并在五分钟内从各候命岗位抽调15名服务员，简要培训后分两路齐刷刷地将毛巾和咖啡送到现场。　

　　笔者曾管理的一家休闲会议型酒店，酒店场地非常大，会议室位置较为分散，区域较远，仅用会议引路牌无法解决问题，客人进入会议区域时候脚步匆匆很难一下子找到会议室，因此酒店专门设立了会议引导人，但是在会议进场高峰时，会议引导人员往往也忙不过来，还是会出现客人找不到会议室的尴尬情况，因此酒店发动全员来做好会议的服务引导，酒店将当天会议的名称，会议场地等信息做成小纸片分发给公共区域的服务人员，一旦有客人不知会议室路径时，酒店的PA也会主动迎候上去询问，并亲自引导到会议室。　

　　根据会议的各种特点，要发动各个部门的员工管理人员展开头脑风暴研究会议客户的需求，开发出适合各类会议的服务，菜肴，以及会议延伸服务。比如会议有很多种类型：管理会议、培训研讨班、地区性和全国性的销售会议、新产品介绍会、专业技术会、奖励旅游会、股东会、各类协会会等。作为接待会议的首道工序－销售部与客户洽谈会议时特别需要明确会议的一些特殊要求。做好会议的会前会中会后服务。

　　1、会前服务

　　1）销售人员要对酒店的设施设备以及报价全面掌握，与客户进行洽谈。

　　2）根据酒店可以提供的会议服务项目，为客户提供参考意见，销售顾问式的为客户提供解决方案。

　　3）与客户签订会议接待协议书。

　　4）根据客户的特点，制定会议接待计划书，发放给各个相关部门。

　　2、会中服务，销售人员或会议服务经理全程跟踪会议，落实会议的承诺，协调各个部门做好会场布置，音控设备、会议茶歇、用餐、贵宾接待等事项的万无一失。

　　3、会后服务征询客户意见，做好记录存档，并协调会务组与酒店清帐。　

　　会议能够帮助酒店业摆脱淡季，因受到节假日以及旅游资源季节性的影响，很多接待传统旅游者为主的饭店，其季节性较为明显，旅游淡季，房间出租率会明显降低，而相对于旅游活动而言，会展活动虽然也具有一定的季节性，但总体来看不是十分明显，尤其在冬季旅游是个淡季，而作为会议却进入了一个非常旺的季节。因此如果你要定位你的酒店为会议型酒店，必须了解和掌握会议的特点，通过不断研究，提升会议的营销From EMKT.com.cn和服务能力，并且通过出色的会议接待将酒店的口碑和品牌迅速传播出去从而招徕到更多的会议客源。

　　作者为全球酒店“五星金钻勋章”中国酒店业十大杰出青年，中外酒店白金奖杰出总经理,杭州白鹭湾君澜度假酒店业主代表。曾在多家国际品牌、国营、民营五星级酒店担任总经理，具备丰富的管理实战经验。社会职务：中国创造学会常务理事、杭州职业技术学院特聘教授、中外酒店经理人（浙江）俱乐部会长等。联系电话: 13588214222，电子邮件:　victorjin@sin.com

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