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流程顺畅、监控有力


中国营销传播网, 2005-09-01, 作者: 杜洪, 访问人数: 2465


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  三、 流程成员间的沟通和互动少,缺乏团队合作意识;

  这方面的问题也是很普遍的,尤其是不同分公司间,不同部门间,不同市场部间,并没有形成有效地沟通、合作机制,导致当业务流程发生交叉的时候,产生了很多问题,从而影响执行效果。

  比如费用流程,乍一看,好像流程比较复杂,过手的人比较多,但实际上就业务层面而言,相对比较迅速,基本上可以保证在最短的时间上报,一般问题主要出现在业务和财务的对接上。

  由于财务部门和业务部门工作衔接问题和工作沟通障碍,造成了市场费用的延误和不及时,也就是通常所说的保障不及时,不到位,造成市场机会延误时有发生。

  我认为要严格探究哪一方面的责任并没太大必要,关键是找到症结所在,解决问题。

  首先,加强培训,加强团队建设,加强部门间的沟通和互动,业务部门不要有“前方将士”的沧桑感,财务部门不要有“关键部门”的优越感,我们是一体,我们是一个团队,我们有着共同的目标。

  其次,互相理解,财务中心面对的是全国或者全区域的所有费用,在他们那里,50万和5千只是一个数字而已,他们并不能分辨什么是最紧急的,什么是最重要的,而且严格的财务制度也要求他们必须要按章办事;业务部门面临市场竞争激烈,压力巨大,互相理解,互相体谅;

  第三,制定问责制度,一个费用的申报、上传、审核在哪一级是多长时间,可以明确规定,业务部门可以根据相应制度来判断已到哪个环节,及时了解情况,及时掌握进度;

  第四,财务中心内部形成有效分工,相应地在不同的时间段,尤其是费用的集中阶段要加强人员的效率要求和强度要求;

  第五,业务部门加强业务工作的计划性,尤其是费用的规划,做到先规划备案,再申报,后执行。

  所以,流程间成员的互相理解、沟通和互动是很重要的,是流程畅通的保证。

  四、 流程反馈机制不健全或不畅通

  我们所谈的流程合理性设计主要是从流程的正向去分析,但常常忽略了流程的反馈机制,实际上流程反馈作为整体流程设计的一部分,及时、迅速、准确地反馈既反映了流程的顺畅,也有力地保证了执行的效果。

  流程反馈包括两部分的内容,回复和执行总结。

  回复又包括两方面,一是指流程在运行当中,出现问题的时候,下一级流程要及时通知上一级,告之问题现象及原因大致分析,希望尽快解决;二是指流程走完后,要及时回复各级流程成员,以使流程行为善始善终,比如费用批复下来后要在第一时间通知执行层。

  执行总结,是流程走完后,及时总结经验教训,所反映的问题应该如何解决,保证类似的问题不再出现,保证流程的畅通;而好的经验如何发扬、推广,以使流程更加合理,更加完善,更有效地保证执行效果。  

  综上所述,要保证流程的畅通、合理、高效,就要从流程设计开始,分析各个流程的特点,加强合理性认证,确立相应流程成员,从职位说明书、岗位职责等方面来规范各成员流程内容、流程权限,制定类似问责制度,来加快流程运转速度,加强流程运转质量控制,建立健全流程反馈机制,及时总结,及时修正,全方位地来保证流程的顺畅,保证执行效果。  

  监控说起来实际上是一种前馈控制与事中控制相结合的控制方式,它的最大的好处是监督的时效性和即时性,可以把很多问题解决在萌芽之中,在很大程度上杜绝了时间的拖延,资源的浪费,保证了执行效果。

  监控方面普遍存在的问题有:

  一、系统、完善、规范的监控机制

  现在很多的公司在监控上面还是停留在一些表面文章上,并没有具体制定系统、完善、规范的监控制度和规范,“无法可依”现象严重,营销的执行大多是靠执行者的自觉、自愿和个人自发的某种积极性。 

  不可否认,在营销行业,营销人员的自主能动性和积极性是非常重要的,但人的因素也是最复杂的,最难控制的,在制度的约束下,合理顺畅流程的配合下,有效监控体系地督促下,再加上个人的主观能动性,这才是营销执行最佳组合。

  这就要求首先上层领导要重视这方面的问题,把监控机制上升到管理制度的层面,确立过程指导、过程管理、全程监控的市场经营指导思想;;

  其次,建立健全监控体系、监控制度,从行政管理、经营管理、目标管理、市场管理、费效管理等各方面来完善;

  再次,确立相应监控责任人,上级领导是下级的工作责任人,同时也应该是监控责任人,公司高层领导是公司的经济责任人,也必须是公司的监控责任者,必要时可以成立相关部门,比如监察部、市场监督部等,来具体执行监控工作。

  二、合适、有效、到位的监控手段

  就按上面所述,即使有了完善的监控体系,但如果没有相应的监控手段,那么谈有效监控也是空谈。

  在实际的监控中,讲究监控手段的多样性和组合使用,比如对市场费用的监控,我们除必需的各种正规单据、发票及签名收条外,还要有相关证明人,杜绝一对一现象,避免暗箱操作,同时必须要有相应经手人的相对详细的资料,以备抽查。

  再比如对业务员的监控,业务员的工作线路和工作内容都有一定要求,每天要填写工作计划和工作日志,同时上级各级领导都可以不定期、不定时地进行抽查,发现问题要根据相关管理制度进行惩罚。

  但是有些行为有着很强的行业特点和特殊性,而且所涉及到的问题可能也是非常敏感的,在实际监控的过程中,还要注意方式方法的选择,否则,不但起不到有效地监控,反而适得其反。

  三、实实在在的、细节化的监控行为

  这个问题我想很多人都不陌生,因为在实际操作中是很普遍的,如果一个制度或体制流于一种形式的话,再好的制度,再合适的方法都没有用。

  监控行为应该实实在在,贯穿到执行的每一个环节,每一个细节,只有这样,才能真正起到监控的作用。我想,如果营销政策执行过程中的每一个环节,每一个细节,都在我们的有效监督、控制下,那么,执行效果如果再有什么偏差,那就应该是一种不可抗力或实际困难太大。

  这一点尤其在市场监控的时候最明显,像假货、窜货、砸价等这些市场问题需要监控人员切实地到市场上去找,去发现,“闻风而动,行动迅速,目标明确,干净彻底,顾全大局”是市场监控的20字真言。 

  四、处理问题时要注意时间、力度的把握

  监控到位了,监控行为也是有效的,发现问题怎么办?

  这就要讲究时间、力度的把握,尤其是要顾全大局,教育为主,惩罚为辅,因为监控的目的本身就是要让“正确行为”重复出现,而让“问题行为”减少频次,甚至不再出现,但是当必须要惩罚的时候,就要当成典型来抓,也算是“反面教材”吧。

  因为监控毕竟是加强营销执行的辅助手段,它是配合营销管理的必要手段,而不是主要管理手段。

  五、 预警机制和危机机制的完善

  完善的监控机制同时还要具备预警和危机机制的功能,往往各种问题的出现都不是偶然的,或多或少都会有一些征兆,那么监控体系就是要发现这些征兆,进而分析,总结,从而发现危机,做好各种预防工作。

  同时,还要加强危机意识,尤其是各种危机出现后的处理预案,中国市场经济发展几十年,由于没处理好危机事件导致公司陷入困境的事例不在少数。  

  总的来说,监控工作对于提高营销执行力来说是很关键的,它可以对正常的经营起到重要的保驾护航的作用,它是重要的保证之一。  

  营销执行力是现在很多企业都在研究和重视的话题,也是困扰企业的一个主要问题所在。

  实际上,我认为完全不必为此过虑,不同发展阶段的企业要从不同角度来侧重,比如刚起步的企业要在人员管理上加以侧重,注重细节的管理;发展到一定阶段的企业要从管理的完善,管理的规范,流程的合理性,团队合作等方面加大力度;成熟的企业要在企业文化的建设和员工自主、自觉性上加以引导,同时以公司完善的管理制度约束,完全可以使营销执行力再上一个台阶。

  原载:《销售与管理》

  杜洪,MBA,多年营销、管理经验,任职于国内知名营销企业,愿意同更多的营销专家、管理专家交流。邮箱: duhong99999@16.com ,个人子网:http://www.borai.com/darticle3/subneta.asp?id=1085

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