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企业驻外机构如何实施有效管理?


中国营销传播网, 2005-07-01, 作者: 崔自三, 访问人数: 3572


  驻外机构,不论是办事处或是分公司,其实都是一个企业的外派执行机构,因此,驻外机构的组织架构不仅要合理设置,充分体现“麻雀虽小,五脏俱全”的特点,而且,还要完善职能,狠抓制度建设与内部管理,避免“将在外,君令有所不授”的管理“短板”,那么,驻外机构应该如何有效地实施日常的各项管理制度呢?

  1、考勤管理:驻外机构由于远离企业本部,其日常活动游离于公司视线之外,因此,作为管理体系中的考勤管理尤其重要,它是驻外机构各项工作顺利、有序开展的保障。派出机构的考勤一般以企业的相关考勤制度为基准,比如,行政办公人员遵循朝九晚五的考勤模式,营销人员或外务人员按照月度工作计划表进行考勤,针对特殊地区,比如新疆等,工作时间时差要顺延2个小时。对于迟到、早退,这样介定,上班时间开始后30分钟内到岗为迟到,上班时间60分钟后到达或下班时间超过30分钟前离岗为旷工,并对迟到、早退或旷工予以不同程度与数额的处罚。对于请休假方面,规定办事处或分公司负责人及其各级下属所拥有的请休假天数权限,并要填写请假单,履行正常请休假流程,对于无故超假、或不及时销假,不以程序操作者,予以旷工或罚款处理,以维护制度的权威性。

  2、资料管理:驻外机构在设立后,会收到企业本部发来的各种各样的文件和资料,对于这些资料,作为驻外机构的负责人,要安排行政人员定期进行检查和整理,确保公司资料、文件的完整与有序性,保证资料查询的快捷、方便、及时和准确,并对文件资料进行分类管理,如月度计划、月度报告、相关报表、人事档案、往来传真件、总部资料、日常报表、审批报表及光盘广告带等,便于销售督导的审查,如发现管理不善者,将要求立即改正。驻外机构资料要制定查阅流程,并不得给无关人员查看,特别是有关企业战略、新品研发、薪酬体系、经销商档案状况等资料,要做安全保存,有相关内容的电脑要设置屏保密码和开机密码,机密资料要设打开权限密码,违反规定者,要根据情节轻重,给以警告或相应经济处罚。此外,驻外机构工作人员,除非工作需要可以上网外,不得浏览与工作无关的网站,若违反规定,要给予相应的罚款处理。

  3、财产管理:驻外机构由于工作需要,须购置各种办公及生活设备甚至自行采购一些促销用品,这些物品都属于企业财产,因此,任何员工都要爱护和珍惜,不得随意破坏,驻外机构设立后,所有财产都要填写《财产清册登记表》,并传真回企业存档。各驻外机构负责人为财产责任人,富有对财产的保管和监护权,对于损坏财产的行为,要追究财产负责人的责任,财产负责人也可以相应追究下属当事人的经济赔偿责任。对于驻外机构财产的后期维护费用,应纳入营销管理费用,参与绩效考评。如驻外机构负责人工作调动,可以将财产责任转移给下任或授权人,公司对原财产负责人进行财产离任审计,并要求移交双方列明财产清单及使用状况并签字确认。虚报财产、虚报物品、促销品、办公用品价值者,经查处,要处以虚报数额数倍以上罚款,严重者予以免职。

  4、办公管理:驻外机构作为企业在外设置的一个“窗口”,代表着公司的形象和风貌。因此,作为驻外机构的所有人员都要在精神状态、言谈举止、服饰礼仪等方面,处处展示企业良好的素养。驻外机构的办公场所要保持干净整洁,并不得随意留宿企业规定以外的人员住宿,违反者要予以经济处罚,办公人员上班期间,要衣冠整洁、仪表端庄,工作时间内不能穿拖鞋、睡衣、听歌、玩游戏、上网聊天、接待与工作无关的外人等。办公区要突出,所用房子面积要占总面积的50%以上,办公区要有明显的办公气氛。驻外机构的人员个人手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请,未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者,要予以重罚。驻外机构更换地址须先得到企业相关部门审核、有关负责人审批,没有获得批准不准私自搬迁等等。

  当然,作为驻外机构的管理实施细则还有很多,不同的行业、不同的企业,其驻外机构的管理方式也各不相同,这里限于篇幅,不再一一表述。

  总之,驻外机构管理制度的执行,“成也在人,败也在人”,企业本部只有牢牢“抓”住了驻外机构的日常管理与运做,强化执行力,既适当授权,又有效监督,防患于未然,避免内部“腐败”,驻外机构才能焕发出其特有的天时、地利、人和的优势,从而在企业本部的领导下,心往一处想,劲往一处使,更好地展现企业勃勃的发展生机,从而让企业始终立于不败之地。

  原载:《糖烟酒周刊》   

  欢迎与作者探讨您的观点和看法,作者为安阳健丰食品有限公司企划总监、营运总监,电子邮件: kuqingxingzhe@12.com




关于作者:
崔自三 崔自三:崔自三,著名营销实战培训专家、经销商战略发展研究专家——清华大学、浙江大学总裁班、总监班特约讲师,“营销OJT”现场实战训练模式创造者,曾在《销售与市场》、《销售与管理》、《商界》等各类媒体发表营销与管理文章200多万字,出版《八闪十二翻——超速营销突破法》、营销实战小说《挑战》,经销商专著《做一名会赚钱的赢销商》,历任多家大型企业集团企划总监、营销总监等职。
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