四、 会场组的工作流程

　　1、 与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作。

　　2、 在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。

　　3、 选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。

　　4、 由1~2人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到无声，或向其出示警示牌，上面写有：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿喧哗和走动”等警示语。

　　5、 引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意等。

　　6、 来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。

　　7、 在授课期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其注意会场秩序，如有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。

　　8、 为保证授课人的思路来受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其他人员尽量减少走动。

　　9、 注意各个来宾的神态和听课的认真程度，这个对后期谈判都起到很好的作用，在一次招商会上，有个客户很刁蛮和苛刻，有很多人认为他不能成为客户，但是会场组人员给我讲了一个细节，这个人的会议记录最全，一直在聚精会神的听课，他至少也是一个身价千万的老板，能这样来参加招商会，我想是肯定要做的，刁蛮和苛刻不过是在谈条件，因为有这个心理准备，那么我在阐述“越是苛刻的客户越是将来有可能合作的客户”观点的时候，切入服务和受益的解释，在不违反公司原则的情况下尽一起努力来协调，同时强调如果原则可以打折，是不是允许服务可以打折，如果可以，我们马上签，结果双方都笑了，合同自然也成交了。

　　五、 后勤组的工作流程（需要配合完成）

　　1、 做好各项开支的费用预算，协助购买并保管所需物资，保障有力。

　　2、 提前与订票公司联系，并了解始发车次及航班次，争取为来宾提供经济快捷的返程路线。

　　3、 和会务组进行沟通，提前取得各个客人返程的时间和要求，集中购买，以免耽误时间。

　　4、 后勤组也是机动组，随时听从总指挥的安排。

　　六、 业务组的工作流程

　　1、 在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。分组原则是将关系好的来宾分在一起，并在每桌安排一个我方工作人员，对有意向或是身份不明的来宾，可在其旁边安排和我方关系较好的来宾或朋友去调查其动机和促进。

　　2、 了解来宾的住宿房间位置，对目标人进行初步的交流，探访。

　　3、 准备VI手册，运营手册，各种合同资料的准备。

　　七、 沟通组的工作流程

　　1、 会前将有意向来宾的情况进行充分了解，如果有可能最好事前先沟通。

　　2、 沟通时要把握“探其所虚，供其所求”的原则，先倾听，后判断，再行动。

　　3、 对准备签约的来宾先重点突破，促其形成带头作用。

　　4、 谈判时可利用“销售紧迫感”对来宾开展心理暗示。

　　八、 主持人的工作流程

　　1、 主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等。

　　2、 会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布。

　　3、 拟定每位授课人的经历与职务简介，当授课人上台前进行介绍。

　　4、 授课后用简单的总结发动来宾为授讲者鼓掌。

　　5、 事先准备好活跃课间的话题、活动。

　　6、 主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。

　　九、 授课人的工作流程

　　1、 会前十五天准备好授课内容，并提供给相关对口副总处审核。

　　2、 提前五天将授课内容做成课件，交于会场组课件播放人员，或交组公司文稿，由公司人员协助制作。

　　3、 有条件的情况下提前三天做演练，确保授课无误。

　　4、 授课前充分休息，调整状态，保证最佳授课状态。

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