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如何规避驻外办事处的行政危机


中国营销传播网, 2004-05-28, 作者: 杨泽, 访问人数: 5196


  某制药企业驻湖南办事处经理最近焦头烂额——办事处被市联合执法队查处!3个月来耗尽了他全部精力,销售量下滑非常厉害。——严格意义上驻外办事处应该是非经营形式的机构,而其实大多数办事处经理都负有相当的指标压力。——如何规避办事处本身职能和实际销售活动所带来的冲突,处理好与相关职能部门、相关规章制度之间的关系?

  有一次出差到湖南长沙,闲暇之余想起了一位在某制药企业驻湖南办事处当经理的朋友,联系一下,大家一起聚聚。电话联系上了才知他近几日忙得不可开交,不是忙销售而是忙了难(湖南方言意思是想尽办法去处理一些难办的问题),为的是办事处近段时间被市联合执法队查处的事情。事件发生的原因也很简单。他们公司对货物款项要求及其严格,一般是款到发货,其他形式的发货,货款的安全性由当地办事处经理承担风险。为了完成该季度的销售任务,他与当地医药商业签订的一份销售合同,付款项目要求的是货到付款,为了保证货物到达医药商业客户时能够顺利收到货款,于是他就要求公司将货物发到他湖南办事处,再由他亲自送货到医药商业客户处,执行真正意义上的货到付款。事情发生就在这个节骨眼上,他在办事处收货时遇到了市联合执法队伍的检查。工商部门查出其以办事处名义在当地从事经营活动。查扣了他货物发货记录(类似情况以前也有,新帐老帐要一起算了),查封了他的货物。同时,办事处机构没有在当地工商部门登记注册一并查处。而当地税务部门因其在当地从事经营活动,没有从当地税务部门纳税为由,进行查处。药监部门也因其药品在办事处存放等药品物流方面的违规行为给予查处。就连当地街道办事处也对其租用了非办公房屋(民用出租房)进行办公性质的活动,也提出查处。当然还有公安的外地人口暂住证的问题等等。真是天有不测风云,我的这位朋友说,怎么看似一般驻外办事处再正常不过的销售活动,怎么一经被联合执法队查处,那个部门都有事。该事情过了很长事件后,与这位朋友联系过,才知就这次的事件耽误了他近三个月的全部精力,销售任务下滑非常厉害,今年别说赚钱,不赔钱就是万幸了。

  其实我这位朋友如果在工作中稍加注意,被查处的问题是完全可以避免的。不必要的财力和精力损失也可以规避。这里我想给大家谈一谈如何减少和规避驻外办事处营销活动中的问题,减轻和杜绝不必要的麻烦。

  首先,我们应该明确公司驻外办事处的正常程序和工作范围。严格意义上的公司驻外办事处应该是公司在外地设立的非经营形式的机构。需要完成以下几个程序:

  1、办公场所的确定:严格的讲办公地点必须在具有办公性质的房屋,在许多地区并没有对办公性质和居民性质的房屋进行严格区分。办公地点确认的依据是房屋购买合同或产权证,或房屋租赁合同。

  2、工商部门注册登记:必须在当地工商部门进行注册登记,由工商部门办发办事处机构证书和组织代码证。登记注册所需提供的资料包括设立办事处的申请报告,报告中需要声明设立机构的目的,工作人员的设立和工作内容情况;办事处还应该总公司的相关证照复印件并有当地工商部门的证明红章,或当地工商部门同意在外设立办事处的相关函;办事处办公地点的租房合同或购房合同或房产证;办事处负责人身份证以及委托函等相关文件。

  设立办事处还必须了解其正常工作范围,办事处机构是非经营性质的机构,其设立的目的是为总公司在外地收集和反馈公司所需的信息,提供非营业性质的服务和指导工作等等。例如,市场信息的收集和分析等。

  对于在外设立办事处机构的企业来讲,一般驻外办事处机构都是因为营销事务所设立的,更准确的说,其核心内容就是代表公司长期负责该地区公司的营销工作,在当地以总公司名义进行经营活动。这一点与国家驻外办事处相关政策法规出现了严重冲突。其核心冲突还是一个没有经营性质的机构需要从事经营活动,这主要涉及工商、税务等部门的冲突,特殊行业还有其他部门的冲突,例如,医药企业药品流通中GSP认证的要求等等。

  大多数企业的年销售任务都由全国各地的办事处承担着几乎全部的销售任务,各地办事处的销售任务压力非常大,营销责任也大。销售经理肩上肩负着比任何人更大的压力和责任。如果办事处经理不注意处理好与当地与相关职能部门的关系,减少和规避办事处本身职能和实际销售活动所带来的与相关职能部门的规章制度之间的冲突,办事处经理的大部分经理将被卷入非常烦心、劳心的琐碎事务之中。这样还有多少能精力投入到公司下达的销售任务的完成和超额完成的工作中去呢?因此,工作中如何利用巧妙的方式、方法,和变通工作方法使我们的销售工作更加合理又合法的处理销售事务,是我们驻外办事处机构营销工作中必须具备和慎重考虑的首要事情。


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