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警惕分公司账外账


《创业家》, 2004-04-19, 作者: 若水, 访问人数: 9864


  发现分公司小金库

  几天前,一位原材料供应商托老同学的关系找到倪景风,希望能与倪景风建立业务往来。由于地方采购权早已下放给各分公司,倪景风一向不主张自己对地方经营横加干涉。不过碍与老同学的面子,倪景风还是答应考虑考虑。为此,他找来在总公司备案的采购合同和相关的采购凭证,打算自己先行比对一下各自条件以后,再决定是否有必要向各分公司推荐。哪知,这一番比对,却让他意外地发现了杭州分公司在采购原材料中可能存在的舞弊行为。

  这份原材料采购合同发生于2003年6月5日,采购总额为100万元人民币,交货日为6月13日,合同中的付款条件为:3/15、1/30、N/40,也就是说,在15天之内付款,折扣为3%;30天内付款折扣1%;如果40天内付款,则没有折扣。

  根据凭证记载,货款是在交付货物的第六天,也即6月19日支付的,支付总额为100万元。这让倪景风心生疑虑:公司既然是在15日内付清的全部款项,那么理应享受折扣3%的付款条件,为什么支付了100万,而不是97万元的货款呢?

  倪景风仔仔细细地又审核了一遍合同,发现合同上的条款清清楚楚。于是,他直接拨通对方单位的电话。因为是大额交易,一般公司都有交易记录,在说明身份和来意后,对方单位十分重视,立即调出当日的记录证实只收到97万元的货款,并没有因为疏忽大意而多收货款。

  在证据与倪景风施加的压力之下,杭州分公司经理终于承认,他将3万元差额截留,做了杭州分公司的自有小金库资金,用于对分公司优秀员工的激励奖金发放了。

  虽然这3万元现金,冯坤并没有私吞,但由此而暴露的小金库,却让倪景风起了警惕之心。他很想就此一查到底,不光对杭州分公司,而是所有的分公司。可是,他对此又心存顾虑:一方面会搞得分公司上下人心惶惶,另一方面七个分公司如果同时调查,既没有那么多人手,账务外来纷繁复杂,也不知该从何下手……

  分公司账外账的存在形式

  企业现实经营中,类似分公司或者子公司的管理者为了小团体的利益截留或骗取母公司的资金,形成小金库的现象并不在少数。这些分公司通常都有它自己的一本账,而不是母公司老板看到的那本账,这就是所谓的账外账。

  账外账的形成来源及存在形式通常主要有以下几种情况,企业老板可以在此方面多加留心予以监督:

  一、 为了支用更多的资金,形成账外账

  因其用途非法或者不符合总公司的经营意图,所以舞弊,其主要目的在于逃避对资金的监督。这类问题在会计处理的特点是以领据、借据作为报销凭证,借记各种资金、费用、营业外支出等账户。

  二、 用各种形式让利于附属单位形成账外资金

  这样的舞弊目的,是将截留收入变成小集体的利润形式,用于不正当的开支。 

  比如,有的分公司将自己公司生产的产品大幅度减价,销售给其他公司或个人,由这个公司或者个人转手高价销售,谋取非法所得;有的销售副产品、废次品、不需用设备时,由其他公司或个人给予20%或更多的代销费等等。

  这些行为的共同特点是:一部份利润以不合规定或者不合法的形式留在了下属企业。这类舞弊留在会计资料中的踪迹是:发票所列价格异常,或公司的价格低于规定,或分公司卖价高于规定,以及对附属的公司有开支无收入,所得手续费、劳务费异常等。

  三、 直接截留收入于账外

  这是非常大胆而恶劣的舞弊手法,需要引起企业老板的足够警惕。直接截留收入的舞弊手法很多:

  有的分公司另设立公司,并不经营业务,专门截留各种收入;有的分公司截留一部分资金后直接在账上以剩余金额记账,例如实际销售100万,而分公司只记录80万。在统一售价的情况下,分公司可以申请一部分产品“报废”处理,但仍然销售;还有的多报成本,使利润减少等等。

  如何查帐外帐

  对于账外账,企业老板较难直接在会计资料中找到线索或疑点,因此,应注意从会计资料意外查寻或捕捉线索,以便寻根究底。企业老板可以从以下几个案例中获得查找分公司的账外账的灵感或线索。

  由有违常规的现象入手

  某公司老板在例行审查分公司去年现金收入凭证时,没有发现出售废旧物资的原始单据。按照常规,该分公司每年6月底和年底,都会出售废旧物资。为什么该分公司去年没有发生这类业务,这引起总公司老板的怀疑:如果该分公司应该出售而没有出售,那么废旧物资到哪儿去了呢?如果废旧物资出售了,为什么没有现金收入的原始单据?

  如果分公司设有账外小金库,多数情况就会在售出废旧物资后,不将现金收入入账。如果是这样,单纯地从账面上去查找便很难查清楚,必须依靠其他途经。比如从外围废旧物资公司着手调查,得到相关证据后再回本单位查证。

  由有关人员提供的信息着手

  某分公司新近刚刚重新装修过,老板到分公司视察时,其分公司员工在与老板闲聊时,无意中说,分公司经理最近乔迁新居,装修非常漂亮。这引起老板的逻辑猜想。回总部后,调出有关分公司装修的单据和账簿,经过检查,采购原材料分类很不清楚,只是简单地列了几种原材料的名称,合计价格,没有单价也没有产地、数量,很难判断材料的实际价格和到底采购了多少材料。

  该老板找来装修方面的专家和预算师,并与他们一同前往分公司对装修费用做以重新估算。结果是,重新估算的费用与实际列支费用相去甚远。该分公司经理不得不在专家面前承认自己中饱私囊。

  从数值的变化规律来判断

  某分公司的管理费用每月在3.5万-4万之间,突然这个月达到6.1万元。这6.1万引起经营者的注意,他觉得就这个分公司一个月的管理费用来说,不太符合管理费用的正常变化规律,于是对该分公司财务账簿进行了全面细致的审计。审计结果发现,该分公司核心人员利用职务之便,将一些不应由公司负责的费用记入公司的“管理费用”。

  会计资料是企业经济业务的载体,企业的经济业务发生有一定的规律,如果会计资料中的数字不符合变化规律,则称之为“奇异数字”。在分公司会计资料中一旦出现奇异数字,则需要警惕并查证是否存在着账外账现象。

  另外,企业老板必须意识到的是,企业内部如果管理制度健全且执行认真,错误与舞弊就发生地少。内部管理制度不健全,或是虽健全但未严格执行,错误与舞弊发生的可能性就大,甚至性质及后果都将很严重。根据内部管理的健全程度与执行情况,企业老板可发现错弊出现的重点环节或直接证据。

  原载:《创业家》



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