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如何管理应收帐款和催收货款?


中国营销传播网, 2005-06-06, 作者: 刘祖轲, 访问人数: 6363


销售、财务的监管

  一、 在销售合同中明确各项条款 

  在与经销商签订销售合同时,要注意以下事项,以避免日后处理应收帐款时与经销商产生分歧而带来经营风险: 

  1、 明确各项交易条件,如:价格、付款方式、付款日期、运输情况等; 

  2、 明确双方的权利和违约责任; 

  3、 确定合同期限,合同结束后视情况再行签订; 

  4、 加盖经销商的合同专用章(避免个体行为的私章或签字); 

  二、 定期的财务对帐 

  财务要形成定期的对帐制度,每隔三个月或半年就必须同经销商核对一次帐目,以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差,厂家要尤为重视: 

  1、 产品结构为多品种、多规格; 

  2、 产品的回款期限不同,或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同; 

  3、 产品出现平调、退货、换货时; 

  4、 经销商不能够按单对单(销售单据或发票)回款; 

  5、 要主动拒绝用货款垫支其它款项(客户返利、破损产品货款、广告款、终端销售推广费用等); 

  以上情况会给应收帐款的管理带来困难,因此要制订一套规范的、定期的对帐制度,避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,而造成呆、死帐现象,同时对帐之后要形成具有法律效应的文书,而不是口头承诺。 

  三、 对产品铺货率的正确理解 

  如果产品铺货率提高,会增加销售机会(提高了消费者的购买便利性),但应收帐款和经营风险也同时增加;如果降低铺货率,经营风险虽然降低了,但达不到规模销售的目标。所以正确、合理的解决产品铺货率问题,对降低应收帐款,保证货款的安全性是有帮助的。因此我们建议在产品不同销售阶段、或根据产品不同的销售策略、或根据市场推广的强弱势而采取不同的产品铺货政策。 

  四、 减少赊销、代销运作方式 

  销售人员为了迅速占领市场,或为了完成销售目标而采取赊销、代销的运作模式。这种销售模式是经销商拖欠应收货款的土壤,并极易造成呆、死帐的出现。我们要制订相应的销售奖励政策,鼓励经销商采取购销、现款现货等方式合作,尽量减少赊销、代销的方式。

  五、 制定合理的激励政策 

  我们在制定营销政策时,要将应收帐款的管理纳入对销售人员考核的项目之中,即个人利益不仅要和销售、回款业绩挂钩,也要和应收帐款的管理联系在一起,制订合理的应收帐款奖罚条例,使应收帐款处在合理、安全的范围之内。 

  六、 建立信用评定、审核制度 

  在实际工作中,真正能够做到现款现货的经销商很少,我们要建立信用评定、审核制度,对不同的经销商给予不同的信用额度和期限(一般为半年)。对经销商的信用管理要采取动态的管理办法,即每半年根据前期合作情况,对经销商的信用情况重新评定。 

经销商的监管

  一、 建立完善的经销商开户制度 

  当厂家开拓新的市场或对目标市场进行细分时,对经销商选择时进行充分、科学的评估是必要的,这不仅为将来的销售寻找一个合作伙伴,同时也降低了日益激烈的市场竞争所带来的经营风险。当我们面对着“买方市场”这个实际情况时,这是一个事半功倍的工作。 

  因此,合作前对经销商进行评估就显得尤为重要。评估的内容应包括: 

  1、 经销商的资信状况; 

  包括:企业发展状况、在行业中的口碑、历史交易记录、在销售通路中上、下游的评价等。 

  2、 经销商的财务状况; 

  包括:企业的性质、注册资金、资金来源、固定资产、流动资金、企业欠债情况、还债能力、经销商应收帐款等。 

  3、 经销商的经营状况; 

  包括:公司发展方向、负责人经营理念、主营销售渠道、是否有本行业的经验、是否有经销竞争产品、是否有代理畅销产品、销售队伍、销售规模、仓储、物流配送系统等。 

  4、 负责人的个人资料; 

  包括:社会地位、家庭背景、个人背景、家庭成员、婚姻状况、个人爱好、不良嗜好等。 

  二、 对已合作经销商的监管: 

  1、 强化经销商的回款意识; 

  经销商在处理应付帐款时,会根据以下的原则而选择先后支付顺序: 

  a、 对经销商利润贡献的多少; 

  b、 代理产品销售金额的多少 

  c、 代理产品在经销商心目中的地位; 

  d、 客情关系的维护程度; 

  e、 厂家对货款管理的松、紧程度; 

  要经常性地强化经销商的回款意识,将本公司的付款顺序排列在前面,成为经销商的第一付款顺序是我们的目标和努力方向。 

  2、 控制发货以减少应收帐款; 

  按照经销商实际的经营情况,采用“多批少量”的方法可以有效地控制应收帐款。根据个人以往经验,以每月发货1~2次为宜,即每次发货量为经销商15~30日的销售量。 

  3、 适当的通路促销以减少应收帐款; 

  根据20/80原则,对于20%这部分重点客户的应收帐款的管理,是应收款管理的重中之重。实行通路促销政策,可以有效地降低厂家的应收帐款。但此种方式应谨慎使用,不宜过濒(一年一次为宜)。同时建议:在年中以通路促销为条件、在年末以年终返利为条件促使重点大客户降低应收帐款。 

  4、 建立经销商的库存管理制度; 

  通过对经销商库存的动态管理(销售频率、销售数量、销售通路、覆盖区域等),及时了解经销商的经营状况,保证销售的正常运转,有效地控制应收帐款。 

  三、 经销商发生欠款的危险信号: 

  在日常经营、管理中,经销商出现的一些信息,对厂家货款的安全性是有警示作用的。如: 

  1. 办公地点由高档向低档搬迁; 

  2. 频繁转换管理层、业务人员,公司离职人员增加; 

  3. 受到其他公司的法律诉讼; 

  4. 公司财务人员经常性的回避; 

  5. 付款比过去延迟;经常超出最后期限; 

  6. 多次破坏付款承诺; 

  7. 经常找不到公司负责人; 

  8. 公司负责人发生意外; 

  9. 公司决策层存在较严重的内部矛盾,未来发展方向不明确。 

  10. 公司有其他的不明确赢利的投资(投机)如:股票、期货等; 

  11. 不正常的不回复电话; 

  12. 开出大量的期票; 

  13. 银行退票(理由:余款不足); 

  14. 应收帐款过多,资金回笼困难; 

  15. 转换银行过于频繁; 

  16. 以低价抛售商品(低于供货商底价) 

  17. 突然下过大的定单(远远超出所在区域的销售能力); 

  18. 发展过快(管理、经营不能同步发展); 

  当经销商出现以上危险信息时,厂家采取果断、迅速的应变措施,可以降低应收帐款的回收风险。 


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